Apa Itu Email? Pengertian, Fungsi, Kelebihan, Cara Memakai

Email bukan hanya sebuah surat elektronik. Istilah ini memiliki arti yang lebih kompleks dengan fungsi yang beragam.

Artikel ini akan membahas tentang email secara lebih rinci.

Apa yang dimaksud dengan email?

Istilah ini merupakan kependekan dari electronic mail atau dalam bahasa Indonesia kita sebut surat elektronik. Definisi email secara rinci adalah sarana dalam mengirim surat yang dilakukan melalui media internet.

Apa yang dimaksud dengan email

Pengiriman surat melalui platform ini membutuhkan sinyal dan kuota internet. Koneksi internet di sini berperan layaknya perangko dalam surat konvensional. Di mana tanpanya, surat yang sudah ditulis tidak bisa dikirimkan.

Lebih rinci lagi, email juga diartikan sebagai sebuah metode store and forward dari menulis, menerima, mengirim, hingga menyimpan surat melalui sistem komunikasi elektronik.

Artinya, dengan memanfaatkan e-mail, pengguna bisa bertukar surat hingga melakukan penyimpanan pada surat tersebut. Fitur electronic mail ini sangat banyak sehingga bisa digunakan untuk beragam manfaat.

Catatan: E-mail merupakan metode pengiriman pesan via perangkat komputer, laptop, dan smartphone memakai koneksi internet atau secara digital. Pesannya bisa berupa teks, audio, video, dan gambar.

Definisi email berdasarkan jenisnya

Definisi email berdasarkan jenisnya

Berikut ini adalah beberapa jenis email dan pengertiannya:

POPmail

POP adalah singkatan dari Post Office Protocol. Jenis email ini memiliki arti sebagai surat elektronik yang diperoleh oleh pengguna dari ISP di mana penerima menjadi langganan. Contohnya adalah alamat email pegawai yang diperoleh dari perusahaan dan lebih banyak digunakan secara internal. Meski pada beberapa kesempatan juga dipakai secara eksternal dengan kolega atau pelanggan.

Forward mail

Forward mail adalah jenis layanan surat elektronik yang fungsinya adalah untuk meneruskan atau forward. Jenis ini umumnya dipakai oleh pengguna yang sering berganti alamat e-mail.

Webmail

Sesuai dengan namanya, pengertian webmail adalah e-mail yang berbasis website. Untuk bisa membuka surat elektronik berbasis website, pengguna perlu mengunjungi website-nya dulu. Sebagai contoh gmail, yahoo, dan hotmail, dll.

Penyedia layanan email

Pengguna bisa membuat e-mail pada beberapa penyedia layanan berikut ini:

• AOL.
• Yandex.
• Yahoo mail.
• Microsoft Outlook.
• iCloud.
• Zoho.
• Gmail, dll.

Dari sekian banyak contoh, gmail merupakan salah satu penyedia layanan yang paling banyak dipakai oleh para pengguna saat ini.

Masing-masing pengguna bisa memilih username dan alamat emailnya sendiri asalkan masih tersedia atau belum pernah dipakai oleh pengguna lain.

Apa saja fungsi email?

Apa saja fungsi email

E-mail memiliki manfaat yang banyak buat kehidupan sehari-hari. Khususnya di era digital seperti saat ini. Berikut ini adalah beberapa fungsi e-mail yang harus diketahui:

Mengirim pesan, file, dan yang lainnya

Dengan media ini, Anda bisa bertukar pesan dalam format apa saja. Pengguna bisa memanfaatkan fitur-fitur yang ada secara maksimal. Misalnya, tulis surat, forward, hingga attachment. Ukuran file juga boleh besar. File tersebut tidak akan dikompres sehingga sesuai dengan ukuran aslinya.

Mengonfirmasi identitas

Di era digital, kehadiran email menjadi salah satu cara mengonfirmasi identitas diri seseorang. Sebagai contoh, saat perlu mengisi formulir tertentu, tersedia kolom khusus untuk alamat email seseorang.

Contoh lainnya, Anda perlu mengisikan alamat e-mail saat sedang membutuhkan jasa layanan keuangan digital, pembelian secara daring, hingga aktivasi HP saat pertama kali beli.

Alat untuk mendaftarkan diri di berbagai platform

Saat mau mendaftarkan diri pada berbagai platform, Anda jelas membutuhkan email sebagai alat pendaftaran.

Contohnya adalah marketplace (Shopee, Lazada, Tokopedia, jd.id, dll), media sosial (instagram, facebook, TikTok, dll), dompet digital, dan yang lainnya.

Yang jelas, saat hendak membuat akun secara digital di berbagai platform, Anda akan dimintai email atau akun media sosial. Nantinya, pengguna akan mendapatkan surat elektronik berupa link dari platform tersebut untuk melakukan verifikasi.

Sebagai media promosi buat pebisnis

Bagi pemilik bisnis, e-mail juga bisa menjadi media promosi yang baik. Mereka bisa menggunakan media ini untuk menerima order atau pesan langsung dari para pelanggan. Saat ada pesanan dan butuh mengirim data digital dengan kapasitas besar, media ini juga dapat diandalkan.

Selain itu, biasanya ada banyak sekali iklan yang berupa surat elektronik dan masuk secara otomatis kepada para pengguna. Pemberi iklan biasanya perusahaan besar yang sudah memiliki data base alamat email konsumen atau pelanggannya.

Menyimpan kontak yang ada di HP

Saat menyimpan nomor atau kontak, pengguna tidak bisa mengandalkan memori internal HP saja. Alih-alih memakai memori internal yang bisa saja hilang saat berganti HP atau hilang dicuri, pengguna bisa menyimpannya langsung ke alamat email.

Dengan begini, saat berganti HP, data kontaknya akan tergenerate secara otomatis begitu alamat emailnya dimasukkan di HP baru.

Selain 5 hal di atas, masih ada banyak manfaat dan kegunaan lain dari media ini.

Apa kelebihan dan kekurangan email?

Berikut ini adalah beberapa kelebihan email yang harus diketahui:

1. Menawarkan kecepatan dalam berkirim pesan atau surat secara digital.
2. Ekonomis karena hanya butuh koneksi internet saja.
3. Sangat praktis.
4. Data yang tersimpan dijamin aman.
5. Tata kelola suratnya juga mudah sehingga jauh lebih rapi.
6. Tidak menambah sampah kertas layaknya surat konvensional.

Selain kelebihan di atas, media ini juga memiliki kekurangan. Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Pengiriman email sangat tergantung pada alat atau perangkat yang digunakan. Misalnya, HP, tablet, atau PC. Apabila perangkatnya rusak, pengiriman suratnya juga ikut terhambat.
2. Tidak semua orang mengerti cara menggunakan email. Bahkan, tak jarang orang yang membuat alamat e-mail adalah orang lain. Bukan orangnya sendiri secara langsung.
3. Banyaknya akun bodong.
4. Pengelolaan suratnya sangat bergantung pada sinyal internet. Saat pengguna berada di tempat yang tidak ada sinyal internet atau kuotanya habis, maka layanan ini tidak bisa dimaksimalkan dengan baik.
5. Sering ada pesan spam yang masuk sehingga memenuhi ruang penyimpanannya.

Selain 5 hal di atas, tentu masih ada hal lain yang menjadi dampak negatif dari kemajuan bertukar pesan ini.

Cara menggunakan email

Pada dasarnya, setiap layanan e-mail memiliki fitur dan cara pakai masing-masing. Berikut ini kami sajikan beberapa hal yang umum:

1. Untuk menulis surat, Anda bisa klik + Compose.
2. Kalau mau membuka surat elektronik, Anda tinggal klik emailnya secara langsung. File akan segera terbuka di layar perangkat.
3. Untuk memasukkan attachment, silakan klik ikon lampiran saat menulis suratnya.
4. Untuk mengirimkan surat, silakan klik langsung opsi Send.
5. Kolom to: diisi dengan alamat email penerima.
6. Silakan tambahkan CC (carbon copy) dan bcc (blind carbon copy) bila perlu.
7. Klik anak panah melengkung ke kiri bila ingin membalas pesan secara langsung ke sender (pengirim).
8. Klik anak panah melengkung ke kanan bila ingin meneruskan pesan ke alamat e-mail lainnya.

Terakhir, email merupakan platfom yang mudah dipahami. Jadi, asalkan bisa membiasakan diri dengan pemakaiannya, pengguna akan dapat beradaptasi dengan cepat.